Le rôle de l'organisme hôte local variera énormément d'une communauté à l'autre. Son rôle variera selon qu'il est localisé dans une région rurale ou urbaine, selon que le coordonnateur travaille de chez lui ou qu'il requiert un bureau, etc… Nous allons tenter ici de cerner tous les services que peuvent rendre les OHL et, en collaboration avec le coordonnateur local de votre communauté et le coordonnateur régional, vous serez en mesure d'établir le rôle que vous êtes prêt à jouer dans votre communauté.
a) Parmi les services que rendent le plus souvent les organismes
- Toujours administrer le budget prévu pour les activités.
- Conseil et appui au coordonnateur local dans son travail.
- Fournir à l’occasion de l’espace de bureau et l’accès au téléphone, ordinateur et imprimante, photocopieur, etc.
- Recherche de commanditaires pour permettre de tenir certaines activités qui autrement ne pourraient être tenues.
b) Fonctionnement
Dans une première étape, l'organisme hôte doit s'enregistrer auprès de la direction générale du programme.
Le coordonnateur régional choisira ensuite l'organisation qui agira à titre d'organisme hôte local.
Lorsque le coordonnateur aura finalisé son programme d'activités et que ce programme aura été approuvé par l'organisme hôte, l'OHL fera sa demande de subvention.
La direction du programme versera alors à l'organisme hôte, 90% de la subvention qui aura été approuvée et le solde sera versé à la présentation du rapport final.
Au cours de l'été, comme les coordonnateurs doivent, en général payer d'avance pour les activités et qu'ils sont étudiants, il est recommandé que les organismes hôtes fassent des avances aux coordonnateurs couvrant 110% des dépenses prévues pour la semaine qui vient. À tous les lundis (ou une fois par semaine), le coordonnateur remettra à l'organisme hôte son rapport financier hebdomadaire accompagné des reçus. Sur présentation de ce rapport, l'organisme hôte avancera les fonds requis pour la semaine suivante.
Il est important de noter que l'organisme hôte local est responsable de la bonne gestion de la subvention qui lui est accordée.
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| Termes
et conditions |
a) L'organisme
hôte local s'engage à:
Toujours
Appuyer le coordonnateur dans ses efforts
pour faire du
programme un succès dans sa
communauté.
Être responsable de la subvention
qui lui est accordée par la
direction du programme et s'engager à
produire, dans la semaine
suivant la fin du programme, un rapport
financier sur l'utilisation de
cette subvention.
Être responsable de verser les
avances hebdomadaires requises
par les coordonnateurs.
N'effectuer ces avances aux coordonnateurs
que sur présentation
par ceux-ci du Rapport financier hebdomadaire
sur le formulaire
prévu à cet effet par
la direction du programme. Ce rapport
financier hebdomadaire devant obligatoirement
être accompagné
des pièces justificatives. Il est
à noter que l'avance hebdomadaire
ne doit pas excéder 25% de la subvention
totale. Il va de soi
qu'aucun rapport n'est requis pour le versement
de la première
avance.
Dans la mesure du possible et selon les
besoins
Permettre au coordonnateur l'utilisation
d'un bureau et des services
associés à cette utilisation
dont l'accès à un ordinateur avec accès
internet rapide.
Fourniture de bénévoles
avec véhicules pour le transport des
étudiants.
Recherche de commanditaires pour permettre
de tenir certaines
activités qui autrement ne pourraient
être tenues.
b) La direction du programme
s'engage à:
Verser à l'organisme hôte
local, une subvention à hauteur de
400$ / étudiant pour défrayer
les coûts reliés à la tenue
d'activités et au transport
des étudiants pour la tenue de ces
activités.
N.B. : De cette subvention totale, 10% du montant, jusqu’à un maximum de 200$, pourra être utilisé pour couvrir les frais d'administration.
Verser à l'organisme hôte
local 90% de la subvention avant le
début du programme. Le solde de
la subvention, jusqu'à un
maximum de 10%, sera versé
sur présentation du rapport
financier de fin de programme et selon
les dépenses encourues.
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